Correo electrónico
El correo es un medio de comunicación muy antiguo, en sus primeros años se redactaba una carta con cierto mensaje que debía ser lo más claro, conciso y simple, de manera tal que quien recibiera el mensaje lo entendiera. Eran tiempos donde el tiempo transcurría muy lento.
Gracias al desarrollo de los medios de transporte, los mensajes fueron acelerando su ritmo hasta que gracias a la tecnología, los mensajes son casi instantáneos y muy poco se llevan a través de un correo. Pero esto no significa que un correo haya perdido prestigio o importancia.
En la actualidad aún perdura el correo y sobre un medio electrónico, es un elemento indispensable para comunicar un mensaje, una idea, asuntos importantes y que ameritan cierta seguridad y discreción.
El correo electrónico es la herramienta que se mantiene en el tiempo como sustento del correo antiguo y pese a los avances tecnológicos sobre la comunicación, este ha ido mutando, transformando sus mecanismos y haciéndose seguro ante las vulnerabilidades que existen a la hora de emitir información sensible.
Dirección de correo electrónico
La dirección de correo electrónico es una identificación única que hace referencia del emisor y el receptor, es la dirección postal en el esquema digital.
Se recomienda que una dirección de correo electrónico sea simple y referencial, es decir, que identifique a la persona en cuestión.
Las direcciones correo electrónico pueden ser personales o corporativas. Existen muchas empresas que ofrecen el servicio de correo electrónico gratuito, permiten crear una cuenta de correo electrónico sobre un dominio y una plataforma que resguarda los mensajes que se reciben y se envían.
Ejemplo de una dirección de correo electrónico personal y gratuito sobre un servicio público como Gmail:
nombre.apellido@gmail.com
Ejemplo de una dirección de correo electrónico personal corporativo sobre un servicio privado como Google:
nombre.apellido@google.com |_____________| |_________| nombre apellido dominio
Por lo visto son direcciones muy similares tanto el gratuito público como el corporativo, excepto que en el ejemplo el dominio google.com es exclusivo para las personas que trabajan en dicha compañía.
También existen cuentas de correo electrónico que obedecen a ciertas reglas de sistemas de correo electrónico que lleva un mensaje a muchos destinatarios, se les conoce como: lista de correo electrónico.
Ejemplo de una lista de correo electrónico:
lista.desarrolladores@google.com
Esta lista posee muchos miembros y cada uno podrá enviar un correo a esa dirección y a todos los demás miembros les llegará el mensaje.
Emisor
Igual que en el enfoque de correo tradicional, un emisor es quien envía el mensaje, pero sobre un cliente de correo electrónico y se vería de la siguiente forma:
Receptor
Igual que en el enfoque de correo tradicional, un receptor es quien recibe el mensaje, sobre un cliente de correo electrónico se vería de la siguiente manera:
A diferencia del correo tradicional, un correo electrónico tiene la funcionalidad de enviar un mismo mensaje a múltiples receptores en copia.
Se debe considerar bien a quién va dirigido el mensaje, puesto que será la persona receptora y a quiénes se les enviará una copia, puesto que deberán ser las cuentas de correo electrónico en los campos de copia.
También existe una función de copia oculta, es importante meditar a quién se envía una copia oculta de un mensaje, esto pudiera ser contraproducente si se trata de un mensaje corporativo o profesional.
Asunto
En el campo de asunto debe ir el objetivo del mensaje, el título de referencia de la idea principal del mensaje. Debe ser un texto corto y muy alusivo, si es un mensaje importante el asunto se puede destacar con un prefijo en letras mayúsculas, por ejemplo:
IMPORTANTE: Curso de Correo Electrónico.
Pero para mensajes comunes o de menos relevancia, un asunto parecido al siguiente:
Curso de Correo Electrónico.
El receptor antes de leer el mensaje ya tendrá un preaviso de qué trata el tema que le han enviado y priorizará sus lecturas.
Cuerpo o mensaje
El cuerpo o mensaje del correo es lo más importante, debe ir redactado de una manera coherente y concisa, inteligible.
En primera instancia debe ir el saludo, muy cordial y respetuoso, sobre todo en correos electrónicos de entornos laborales o profesionales.
Luego, la idea principal por la cual se envía el mensaje, si es posible resaltando en negritas ciertas palabras claves del mensaje, luego un pequeño desarrollo o explicación como complemento de la idea principal. También puede llevar una serie de pautas si es descriptivo, estas pueden ir enumeradas por prioridad. Deben ser pautas muy cortas y precisas.
Finalmente, una pequeña conclusión reiterando la idea principal y dependiendo el caso, incitando una acción de respuesta por parte del receptor.
Luego la despedida, siempre cordial y respetuosa.
Ejemplo de un correo electrónico:
Firma
La firma puede llevar el nombre personal. Si es un correo corporativo pudiera llevar nombre personal y la extensión telefónica, más el disclaimer corporativo.
Cuando se usa un correo personal de dominio público y si es de nuestro interés comunicar un perfil de red social como LinkedIn o cualquier otra, se puede agregar en la firma después del nombre personal.
Ejemplo:
Algunas personas agregan el número de teléfono celular o cualquier otra información de contacto que parezca relevante según el caso.
Archivo adjunto
Una particularidad del correo electrónico es la facilidad de anexar un respaldo a la información del mensaje que se está enviando. Por lo general muchos servicios de correo electrónico público no permiten enviar grandes cantidades de archivos que sumen muchos megas. Sin embargo, también existen herramientas alternativas a esto que pueden ser enlaces de referencia a un sitio específico en Internet o a un servicio de datos compartidos a través de Internet.
De los más conocidos:
- Google Drive
- Dropbox
- Mega
Cifrado
Todo sistema informático es vulnerable en muchos aspectos, el correo electrónico por su naturaleza es un sistema que permite transmitir un mensaje con información sensible en la mayoría de los casos, esto obliga de alguna manera proteger dicha información y la herramienta más considerable es el cifrado del mensaje.
El cifrado se puede realizar a través de mecanismos como el cifrado asimétrico y protocolos de conexión segura.